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職場の無駄を省くとどうなるの?

この記事の所要時間は約 7 分です。

職場にはたくさんの無駄が存在します。

ぴちまる

どんな無駄があるの?

どのくらいの無駄な時間と作業が発生しているのか、勤務時間と日数から考えてみましょう。

勤務時間:1日8時間業務+残業1時間=9時間
勤務日数:1月20日勤務×12ヶ月=240日

あんにー

1年間の労働時間は 9×240=2160時間

この時間からどれだけの無駄な時間があるのでしょうか。

この記事からわかること!

・無駄な時間の省き方のコツ
・無駄を排除したら感じること
・実際に行った改善のこと
・改善したら周りの反応に変化が現れたこと

この記事では、”どのように改善すればいいのか?”、改善したら”どんな成果があるのか?”をわかりやすく解説しています。

無駄な時間の存在

職場にはたくさんの無駄な時間が存在しています。

”何も決まらない会議”、”学べることがない勉強会”、”毎回手作業の事務仕事”、”若者は楽しくない飲み会”など。

文字に起こしてみると改めて”無駄な存在”の大きさを実感しますよね。

何気なく毎日仕事をして過ごしていても、こういった無駄が発生していることは事実です。

この無駄な時間や無駄な作業、無駄な消費はときに人間関係に支障をきたしたり、自分自身のメンタルにも影響を与えるものです。

身近なことといえば、モチベーションの低下からやる気を損ねることもありますよね。

どんな無駄が存在しているのか?

”無駄な時間”や”無駄な作業”というものは、具体的にどのようなことを指すのでしょうか。

ぴちまる

確かにあるとは思うけど、具体的にはどんなことがあるの?

職場の無駄まとめ

僕の経験から無駄な作業と考えられる要因をまとめてみました。

  • 無駄な会議
  • 無駄な勉強会
  • 無駄な飲み会
  • 無駄な事務作業

無駄な会議

無駄な会議というものは週に3〜4回行われます。

1回に短く見積もって30分だとしても、1週間で2時間の無駄な時間が発生しています。

あんにー

駄な要因はこれだ!

予め用意せず会議で考えるから

1年間に換算すると合計96時間の無駄な時間になります。

もし時間か回数を半分にすることができたら、1年間で48時間の無駄な時間となります。

ぴちまる

こんなに変わるんだ!

無駄な勉強会

無駄な勉強会というのは週に1〜2回程度行われます。

メーカーの勉強会や他部署の勉強会などちょこちょこ行われますよね。

1回に短く見積もって30分だとしても、1週間で1時間の無駄な時間が発生しています。

あんにー

な要因はこれだ!

大勢で行わずに少数で時間をかけて行うから

1年間に換算すると合計24時間の無駄な時間になります。

無駄な飲み会

無駄な飲み会というのは週に1〜2回程度行われます。

1回に2時間程度だとすると、1週間で4時間の無駄な時間が発生しています。

年末年始の大きな飲み会はもちろん、仕事終わりに数人で飲みに行くこともありますよね。
(自分が本気で楽しくストレスの発散になるなら無駄ではありません)

あんにー

無駄要因はこれだ!

愚痴大会が始まるから

1年間に換算すると合計時間150時間から192時間の無駄な時間になります。

無駄な事務作業

無駄な事務作業というのは毎日行われます。

Excelの入力、PowerPointの資料作成、所内通達のWord、専用システムの入力など。

会社や部署にもよりますが

1日に1時間だとしても、1週間で5時間の無駄な時間が発生しています。

あんにー

無駄な因はこれだ!

事務作業を自動化しないから

1年間に換算すると合計120時間の無駄な時間になります。

無駄を放置するとどうなるのだろうか?

日頃より「無駄だな〜」と思っていながらも大抵の人はそのまま放置しますよね。

誰もが「めんどくさい」と思い行動することも手間だからです。

ぴちまる

誰かやってくれないかな〜

では無駄を放置した場合どのようなことが起きるのでしょうか。

  • モチベーションの低下
  • うつ病や精神病の発症
  • 人間関係の崩壊

大げさではなく実際に起こり得る可能性があります。

モチベーションの低下

心の中で”無駄な作業”と感じている場合、モチベーションの低下に繋がります。

ぴちまる

なんでわざわざこんなことしているんだろう?

たった1つのことなら流せるかもしれませんが、毎日何回も起こると次第にやる気を損ねてしまいモチベーションの低下に繋がります。

モチベーションが低下すると仕事に対しての意欲も必然的に低下して、負の連鎖が続いてしまいます。

最悪の場合、働く意欲が薄れることも。

うつ病や精神病の発症

何故か認識が低い心の病ですが現代病とも言われています。

ぴちまる

僕はならないよ!

うつ病や精神病は今となっては、「誰が?」「いつ?」発症してもおかしくはありません。

毎日毎日、コツコツとストレスが溜まり蓄積されてしまいます。

そしてうつ病や精神病の恐ろしいことは、1度発症してしまうと仕事を存続することはもちろん不可能ですし、いつ治るのかは誰にもわからない病だからです。

それほど心の病気というのは、認知は低いもののとても危険なものです。

日頃から溜め込まずにストレスを発散すること、相談という形で話を聞いてもらうことがとても大事です。

人間関係の崩壊

毎日の同じ作業から不満が溜まること、「簡単だから・・」、「忙しいから・・」という理由で職場仲間に押し付けることありませんか。

ぴちまる

忙しいからそれくらいやってよ!

小さな積み重ねから人間関係にも影響が生じます。

また、職場の不満からモチベーションが低下して孤立することもあります。

そうなってしまうと人間関係を修復をすることは簡単なことではありません。

あんにー

そうならないためにも、無駄の排除はおすすめなのさ!

僕が行った無駄の排除

実際にこれまでに行った無駄の排除の中でも、特に成果が大きかったものをランキング形式で発表します。

今までにたくさんの職種を経験してきたので、参考にしてみてください。

あんにー

職種によっては参考になると思います!

第3位

・普段話さない人とのコミュニケーション

評価 :4/5。

自分からコミュニケーションを取ることで次第に職場全体が明るくなり、いずれ相手からも話してくれるようになります。

そうすることで、休憩中が楽しくなったりプライベートな話で盛り上がることもあります。

会社のため、職場のためにも”声かけ”は非常に大切だと思います。

自分には気がつけていない無駄な作業や不満を知ることができて、一緒に解決へと向かうことも可能です。

仕事を上手くこなしていくためには、ある程度のコミュニケーションは図るべきです。

第2位

・会議までに自分の意見を1つは用意した状態で挑む

評価 :4/5。

習慣にして毎会議ごとに1つ意見を用意するだけで新しい課題が見つかったり有意義な時間を送ることができます。

無駄な会議と感じる要因は、「何も決まらないから・・」、「業務でまかなえることをわざわざ会議で行うから・・」などありますよね。

せっかく仲間が1箇所に集まって時間を過ごすのなら有意義な時間に変えれば無駄な会議ではなくなります。

第1位

・Excelやシステムのマクロ化

評価 :5/5。

仕事のミスを減らす行いや”より良く”する行いは他部署でも一目置かれます。

基礎知識では対応ができないため、必要最低限の知識を勉強しました。

Excelの場合、関数をボタンに埋め込むことで自動化のようなことはできます。

論理関数のようなものを使わなくても、簡単なVLOOKUP関数をボタンに埋め込むだけで気分も変化しますし、論理関数を使用すればエラーを出力してミスを減らすこともできます。

あんにー

ゴールまでたどり着けば関数は何でも良いと思うよ!

いきなり導入は厳しいと思うので、上司に相談しながら進行するとスムーズにことが進みます。

ぴちまる

新しい何かを導入するわけじゃなくて、現在使っているシステムを自動化するてイメージだね!

簡易的なマニュアルを作成することで仲間の理解もすぐに頂けることができます。

他にも勉強会は1回で済ませる、飲み会は断るなどもありますよね。

飲み会の断り方まで考えて「行きたくないです」ではなく、「今回は辞めときます!」など相手を傷つけない言い方ができると良いですよね。

無駄を省いたら変わったこと!

上記以外にも業務の合間に思考を巡らせたり、少しずつ行った結果ある変化が起きました。

あんにー

多分そういうことが好きだったのかな(笑)

みんなの笑う回数が増えたこと!

当時は、「みんな元気だね〜」としか感じていませんでした。

しかし笑顔になるためには理由があり、たくさんの良いことが生まれるのです。

笑顔になるということは心に余裕が生まれているから

ぴちまる

仕事中に笑顔になることはなかったから、楽しそうな雰囲気最高!

仕事が緩くなったり、手を抜くというわけではなく、どこか心の余裕や不満の無さを感じることができました。

勤務先によっては、表彰されることもあり、他部署の上司ともコミュニケーションが必然的に取ることができました。

大きな変化である必要はありません。

小さなことからでも、必ず誰かが見ていて、一緒に力を合わせる仲間ができます。

まとめ

仕事は人生の基盤の1つです。

「楽しい!」と感じれば人生が楽しく動きますし「辛い・・」、「辞めたい・・」と感じたら必然的に共倒れしてしまいます。

確かにゴールとしては、”無駄な作業”を改善して成果を得ることだと思います。

しかしそれだけが得られものではありません。

職場を良くしようとする行為は誰かが見てくれています。

まずはできることから始めて、自分が働きやすい環境を作っていきましょう。

さいごに

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