おんらいん

オンライン秘書は難しくない

この記事の所要時間は約 6 分です。

会社には、コア業務ではないさまざまな雑務が存在します。

特に起業したばかりで人手が足りない会社では、雑務も多く本業になかなか手が回りません。

そのようなときに、心強い味方となってくれるのがオンライン秘書です。

この記事では、オンライン秘書で仕事を受注するための方法をお伝えします。


オンライン秘書とは?

クライアント様のために”ノンコア業務”を軸に幅広い活躍を求められます。

ぴちまる

どんな仕事をするのー?

メール対応やスケジュール管理などの秘書業務をはじめ、経理などその他業務にかかわる雑務など、様々な事務をサポートすることをします。

OA事務というよりかは、一般事務、営業事務で求められる仕事を遂行します。

ぴちまる

オンライン秘書が求められる場面はー?

業務には利益に直接つながる”コア業務”と、事務や雑務などそれ自体では売り上げを生まない”ノンコア業務”があります。

仕事が忙しい繁忙期には、「コア業務に集中したい」と考える人も少なくないだろう。

そういう場面で活躍の場をみせます。

ホテルや移動手段の予約代行、タスク・スケジュール管理、請求書の発行、お客様とのスケジュール調整などもよく耳にする業務になります。

メリット・デメリット

ここでは、オンライン秘書を”雇う上”でどのようなメリットとデメリットがあるのかをまとめています。

利用者の意見や気持ちを知ることで求められている人材がわかるものですよね。

メリット

・大きな業務や集中したい業務(コア業務)に集中出来る
・得意ではない業務を頼める
・オンライン秘書の報酬は業務単位かつ時給ベース

自分の作業時間をきっちりと確保できることや支払い面でも無駄がないためコスパがいいと考えられます。

これらの理由とコロナ禍の影響もありオンライン秘書が流行っていると感じます。

デメリット

・オフライン業務は頼めない
・ちょっとしたことでも態々電話やメールを挟まないといけない
・「どういう人なのか?」、「どんなスキルがあるのか?」を明確に知ることができない

コミュニケーションが図れないのはデメリットです。

「めんどくさい」、「手間」という表現が生まれそうですが、それでもメリットの点が大きいので必要な人にはきっちりコミットする職業と感じます。

わりと個人経営や起業したての人にコミットすると考えます。


必要なスキル

秘書ということもあり難しいスキルや資格が必要と思われがちですが、そう難しく考えなくても大丈夫です。

スキル以外にも注意点はあります。

パソコンは自前(企業による)や社外秘などこれは秘書に限った話しではないのですがオンラインなので当然職場ではない自宅やカフェを利用すると思います。

恐らく最低限の注意点ではありますが予め理解しておくことで「想像と違った・・」ということがなくなると思います。

ぴちまる

どんなスキルが必要なのー?

必須スキル

・基本的なパソコンスキル
・コミュニケーションスキル
・ビジネスマナースキル

一言でいうとOfficeが触れて人を怒らせなくて社会人経験がある人なら出来ます。

Excelの場合ですと論理関数などは必要がなく、フィルターやピボットテーブルなどオブジェクトを触ることができれば問題ないです。

もちろん、簿記など資格があれば優位に立てることはありますが、上記でも述べている通り必要としている人(雇い主)を探すことができれば最低限のスキルでもこなせます。

決して誰でもできて簡単ということはないですがここで伝えたいことは、秘書とは言えかしこまったイメージではないということです。


稼げる金額

依頼主によって異なること、新規依頼か再度依頼で異なること、仲介業者を挟むか否かで異なることなど申込方法や人により差はもちろんあります。

ここで紹介する金額は”相場”として理解して頂くこと、予めご了承ください。

クラウドソーシングの場合

クラウドソーシングの料金を拝見したときに、平均して1時間あたり2000円と感じました。

クラウドソーシングでは、平均で1時間2,000円~3,000円程度の単価で仕事を募集しているオンライン秘書の仕事が多くなっています。

1時間2000円*月に25日=10万円

平日の空き時間に2時間の業務を遂行することで月に10万円程度手に入るので主婦層をはじめ人気を集めています。

求人サイト

クラウドソーシングと違って継続して仕事を請けられることが最大のメリットです。

ですが求人サイト経由の募集では時間が拘束されるケースもありますので、副業としてはクラウドソーシング経由の方がおすすめです。

知り合い

知人の場合融通が効くことが1番いいですよね。

1時間あたり内容によって5000円など、これは本当に人によって左右されます。

クラウドソーシングが1番取っつきやすいのでおすすめしたいです。


求められるオンライン秘書

オンライン秘書は、クライアント様に喜んでもらえることが1番大時です。

極論ですが業務を早く熟す、いわゆる仕事が出来る人が求められているとは限りません。

選ばれるオンライン秘書になるためには、以下のことを気をつけると良いです。

  • 感情は無にする
  • クイックレスポンスを心がける
  • 質問の仕方を考える
  • 調べる力を養う

感情は無

オンライン秘書に限ったことではないですが、好き嫌いやモチベーションで作業量や質が左右することは、良くないです。

気持ちが落ちているときや女性の場合「今日は気分じゃない」そんなこともあるかと思います。

あんにー

人間だからしょうがないよ〜

ですがオンライン秘書というのは、誰かに監視されることもなければ、環境も自分の好きな場所で作業ができます。

その点を上手く利用して、息抜きをすることで業務に支障がなく好かれるオンライン秘書になれます。

業務にバラつきがないと好かれる理由の1つなので、再度依頼があるかもしれませんね。

息抜きの仕方

クイックレスポンス

レスポンス(返信)はできるだけ早くできるようにしましょう。

オンラインとは言え、仕事なので反応がないと依頼側もどうすればいいのかわかりません。

半日以上連絡をしないことはありえないと考えておきましょう。

ぴちまる

すぐに取りかかれない場合はー?

そんなときは、「◯◯時以降に対応させていただきます。」という返信をすぐにお返しすることが大事です。

忙しい場合や急なスケジュール変更(リスケ)がありすぐに対応出来ない場合もあると思います。

そんなときは、返信だけでもすぐに対応しましょう。

質問の仕方

人(依頼側)に質問をする際には自分の考えも踏まえて、質問をするようにするといいですね。

または、「◯◯を調べたのですが答えがわからずどうしましょう?」というように仮定も説明すると依頼側も現状が理解できて適切なアドバイスができます。

「わかりません」の一言のみだと「何がわからないのか?」、「スキルがなくてわからないのか?」など依頼側を困惑させてしまい結果的に手間が生まれてしまいます。

依頼側としては、オンライン秘書を雇うメリットが手間を省けることなのにそのメリットをデメリットに変えてしまうことは致命傷です。

日頃の生活や友達とのLINEなどから意識していきたい点です。

調べる力

自分がわからないことは基本的に既に世の中の誰かによって解決されています。

検索して記事の”文字”から調べるでもYouTubeなどの動画の”映像”から調べるでもラジオなど音声メディアの”音声”から調べるでも大抵のことは”検索”すれば答えは落ちています。

「知りません」、「使ったことありません」、「できません」と即答することはNGです。

”持っているスキル”で戦うのではなく”求められているスキル”で戦いましょう。


クライアント様しかできないお仕事に集中して頂くために、オンライン秘書が最善を尽くし”サポート”することで、クライアント様に喜んで頂けます。

オンライン秘書に興味がある人向け

ここまで読んでいただいた人へ

実際に「オンライン秘書をやってみたい!」と思った人は、いきなり挑戦するのではなく、まずはどんな雰囲気なのかを知ることが大事だと思います。

無料でどのようなものかを教えてくれますので気になる人はご覧ください。

さいごに

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